Projekt csapat bejegyzése - a döntés-előkészítési szakasz megnyitásáról

Sziasztok!

Örömmel tájékoztatunk Benneteket, hogy az FFM Megújul projekt a nagyon sikeres ötletelést és szelektálást követően
a következő fázisba lép.

Ahogy az előző blog bejegyzésben említettük összesen 87 ötlettérképen több mint 2000 ötlet, alötlet, javaslat, elképzelés, elv és vágyálom (összefoglaló néven bejegyzés) született a projekt ötletelési fázisában. Nagyon nagy munkát végeztetek a szekciók keretein belül, csak a nagyon mély elismerés hangján lehet beszélni róla. Újfent mindenkinek szeretnénk megköszönni a munkáját, aki bármennyit is hozzátett ehhez a hatalmas munkához.

Hasonlóan nagy munkát végzett a felsővezetés is azzal, hogy ezt a több mint 2000 ötletet, alötletet, javaslatot, elképzelést, elvet és vágyálmot mind átnézte, átgondolta, és különböző csoportokba válogatta, annak érdekében, hogy a későbbiek során minél hatékonyabb legyen a döntés-előkészítés.

Az ötleteket négy nagy csoportba soroltuk. Az első három csoportba sorolt ötleteket a felsővezetés különösen értékesnek és továbbgondolásra érdemesnek tartotta, közöttük mindössze annyi a különbség, hogy mely szervezeti egység végzi el az ötletek továbbgondolását, és pozitív döntés esetén a megvalósítását:

1. Az első csoportba azok az ötletek, elképzelések kerültek, amelyek már léteznek ugyan a cégben, csak valószínűleg nem elég hatékony vagy látványos a megvalósításuk. Ezen ötletek későbbi sorsa az lesz, hogy az adott szakterületek kapják meg a feladatot, hogy a hatékonyabb munkavégzésre, folyamatra eljárásokat dolgozzanak ki, vagy kommunikálják újra a meglévő folyamatokat.
   Letölthető: Jelenleg működő folyamatokhoz kötődő ötletek listája

2. A második csoportba azon ötletek kerültek, amelyekkel kapcsolatosan a felsővezetés végzi el a döntés-előkészítés feladatát és erre alapozva hozza meg a szükséges döntéseket. Általában ebbe a csoportba azon ötletek kerültek, amelyek vagy több területet érintenek, és így nehéz egy-egy szakmai területet kijelölni, vagy az egész cégre nézve átfogóan értelmezhetőek csak, vagy stratégiai jelentőségű kérdéskört érintenek, amely esetben a felsővezetés szélesebb információ-ellátottsága okán várhatóan pontosabb döntés-előkészítést tud végezni.
   Letölthető: Felsővezetés általi továbbgondolásra átcsoportosított ötletek listája

3. A harmadik csoportba soroltuk azokat a döntés-előkészítésre visszaadott ötleteket, amelyek kidolgozására, továbbgondolására kis projektcsapatokat hozunk létre.
   Letölthető: Döntés-előkészítésre visszaadott ötletek listája

Igyekeztünk úgy összefoglalni az ötleteket röviden, hogy egyrészt beazonosítható legyen az ötlettérkép, amelyik tartalmazza, másrészt röviden utaltunk arra, hogy az adott ötlettérkép melyik ágáról, melyik ötletéről van szó. Így mindenki végigkövetheti, hogy a szekció ötleteinek mi lesz a sorsa a jövőben.

4. A negyedik csoportba sorolt ötletekkel kapcsolatosan a felsővezetés úgy gondolta, hogy vagy jelen pillanatban nem időszerű a megvalósításuk, vagy egyszerűen nem tartja olyan ötletnek, amit Future értékek mentén megvalósítható vagy hasznos. Ezek az ötletek archiválásra kerülnek, de velük kapcsolatban további teendő egyelőre nincsen.

Az ötletekkel kapcsolatos visszajelzés módjáról

Korábbi elképzelésünk az volt, hogy minden szekciónak személyesen és részletesen bemutatjuk, hogy minden egyes ötlettérképükön szereplő minden egyes ötletet milyen okból, milyen csoportba soroltunk. Komoly és hosszadalmas vitát folytattunk erről a felsővezetői értekezleteken.  Végül  azt a döntést hoztuk, hogy ez a megoldás, ebben a formában nagyon időigényes, és rengeteg energiát emésztene fel mind a ti részetekről, mind a felsővezetés részéről; olyan energiákat, amelyeket célszerűbbnek éreznénk inkább a döntés-előkészítésre érdemes ötletek továbbgondolására, kivitelezésére fordítani.

Ezért döntöttünk inkább amellett a megoldás mellett, hogy a honlapon elérhetővé tesszük számotokra az összes olyan ötletet, ami a döntés-előkészítési fázisba került, így mindenki személyesen tájékozódhat az egyes ötletek besorolásáról. Csak azon ötletek (tehát az első három csoport) szerepelnek a táblázatokban, amelyekkel kapcsolatosan a közeljövőben döntési, döntés-előkészítési terveink vannak, mert azt szeretnénk elérni, hogy a figyelmünket és energiánkat azokra az ötletekre fordítsuk, amelyek ilyen vagy olyan formában pozitív elbírálásban részesültek.

Ugyanakkor szeretnénk elkerülni, hogy bárkiben megválaszolatlan kérdések maradjanak amiatt, hogy nincs személyes visszajelzés, ezért akinek bármilyen kérdése van arra vonatkozóan, hogy az adott ötlet milyen okból került ebbe vagy abba a csoportba, azok számára lehetőséget biztosítunk személyes megbeszélésre. Keressétek fel nyugodtan Takács Katit, Wohl Andit vagy Szabó Attilát, hogy választ kapjatok a felmerülő kérdéseitekre. Nagyon fontosnak tartjuk a projekt azon értékét, hogy nyitottak vagyunk egymás iránt, és hogy őszintén meg tudjuk beszélni egymással az egyes felmerülő kérdéseket, ezért arra kérünk titeket, hogy ha bármilyen kérdésetek van, ne egymás között próbáljátok kitalálni, hogy vajon mi lehet a válasz, hanem forduljatok hozzánk bizalommal.

Ötletek számokban

A fentiek után pár konkrét számot is megosztanék veletek. A több mint 2000 bejegyzésből a feldolgozás során összesen 528 ötletet azonosítottunk (egy ötletnek számoltuk például, amikor több bejegyzés alkalmazásával fejtettétek ki ugyanazt az ötletet, illetve nem tudtuk ötletként azonosítani azokat a bejegyzéseket, amik inkább vágyálmokat, elveket tartalmaztak, de konkrét ötleteket nem).

• A fentiekből 156-ot soroltunk az egyes csoportba, vagyis, amelyik esetében a meglévő folyamaton kell hatékonyság-javítást eszközölnünk,
• 84-et, amit a felsővezetés gondol át és
• 123-at, amelyekre projektcsapatokat szervezünk.

A továbbiakban erről a 123 ötletről, illetve azok döntés-előkészítési mechanizmusáról lesz szó.

Projektcsapatok és szerepkörök

Ezt a 123 ötletet igyekeztük csoportosítani az alapján, hogy az azonos, vagy a hasonló tematikájú ötletek egy témakörbe kerüljenek, ezáltal is megkönnyítve az ötletek döntés-előkészítését. Összesen 30 ilyen témakört képeztünk, nyilván ezek között van olyan témakör, amely csak egy ötletet tartalmaz, és van olyan is, amelyik akár több mint tízet.

A témakörök kidolgozására kis projektcsapatokat alkottunk. A projektcsapat három-négy tagból áll.

Az első (vagy első két) tag abból a szekcióból kerül ki, amelyik a legtöbb és leghasznosabbnak tűnő ötletet szolgáltatta az adott témakörhöz. Abban az esetben, ha úgy ítéltük meg, hogy két ilyen szekció is volt, akkor mindkét szekcióból várunk egy-egy tagot a projektcsapatba. Arra, hogy az adott szekcióból ki legyen az, aki részt vesz a projekt munkájában, a szekcióvezetőtől várunk javaslatot.

A második tagot az a szakmai terület adja, akinek a területét érinti az adott témakör. Erre vonatkozóan az adott terület vezetője fog személyi javaslatot tenni.

A harmadik tag pedig egy felsővezető lesz.

Arra vonatkozóan, hogy az egyes tagoknak mi a szerepe a projektcsapatban, egy részletes
információs anyagot állítottunk össze, amely itt elolvashattok: Döntés előkészítés tájékoztató

Fontos megjegyezni, hogy a projektcsapatok feladata a döntés-előkészítés, amelyet a véglegesítést követően a felsővezetés fog megkapni, és a felsővezetés fogja meghozni a végső döntést arról, hogy az adott ötlet megvalósul-e, és ha igen, akkor milyen ütemezésben. Tehát a döntés-előkészítési fázist követően is lesznek olyan ötletek, amelyeket a felsővezetés nem fog támogatni, vagy nem fogja időszerűnek tartani, azaz a döntés-előkészítési anyag elkészítése nem jelent automatikusan megvalósítást is! A döntéseket folyamatosan, ahogy a döntés-előkészítési anyagok elkészülnek, az általában szerdánként megtartandó vezetői üléseken fogjuk meghozni. Szintén fontos megemlíteni, hogy a felsővezető mentori, koordináló feladatot fog ellátni a projekttel kapcsolatosan, a kidolgozás a projekttag (volt szekciótag(ok)) feladata és felelőssége lesz  a szakmai tag segítségnyújtásával.

Ütemezés

Az egyes projektcsapatok nem egyszerre kezdik el a munkájukat, hanem az adott projekthez tartozó felsővezető készít egy ütemezést, hogy mikor kerül sor az egyes témakörök kidolgozására. Az ütemezés betartása fontos lesz minden szinten és kérjük mindenkitől, hogy ezt tartsa szem előtt: hogy a szervezet a projekt feladataival történő  leterhelése tartható és folyamatos legyen, ami mellett a  napi feladatokat is el tudja mindenki végezni. A szervezetben vannak olyan szakmai területek, amelyek egy fővel, vagy kis létszámú munkatársi gárdával rendelkeznek, és hozzájuk igazítjuk az ütemezést oly módon, hogy a felsővezetők valamennyi projektet mentorálása során megfelelő figyelemmel tudjanak lenni minden egyes projekt alakulására.

Amint a meghatározott határidők szerint megkapjuk az egyes jogosultaktól a javaslatot a projekttagokra és az ütemezésre vonatkozóan, a projekt honlapján elérhetővé tesszük.

Továbbra is arra szeretnénk buzdítani titeket, hogy az ötletelési fázisban alkalmazott hozzáállással végezzétek a feladatotokat akár a napi munka során, akár a Future FM Megújul projekt keretein belül, mert egy még jobb céget építeni csak együtt, közösen tudunk.

Olvass tovább a témában:

Döntés előkészítési tájékoztató

Ötletlisták:

• Jelenleg működő folyamatokhoz kötődő ötletek listája
• Felsővezetés általi továbbgondolásra átcsoportosított ötletek listája
• Döntés-előkészítésre visszaadott ötletek listája