A Megújulás projekt Rólad, Rólatok szól! - Szabó Attila projektértékelő bejegyzése

A második kérdőíves megkérdezés alkalmával két visszajelzést, véleményt is kaptunk a projektre vonatkozóan. Mindkét véleményt teljes egészében elolvashatjátok alant. Azért másoltam be ide változatlan formában őket, mert több gondolatát már korábban én is hallottam visszajelzésként és ezért egy jó kiindulási alapot adnak arra, hogy a projekt alapelveiről újfent beszéljünk.

„Számomra egy nagy csalódás az egész projekt. Ezért szeretnék két visszajelzést tenni, ami nem az ötlet kiválasztás témáját érinti, hanem az egész projekttel kapcsolatos.

A kezdeti lendület teljesen visszaesett. Most már úgy tűnik, hogy a határidő betartása sokkal fontosabbá vált a célnál. Főleg érdekes ez annak figyelembe vételével, hogy a szabott határidők betartása is igen egyoldalúra sikeredett, mert míg az ötletelési szakaszban a szekciók betartották a szabott határidőket, addig az ötlettérképek feldolgozásakor ez már nem volt annyira fontos. Sőt sokszor kaptunk visszajelzést, hogy ez milyen sok időbe is tellik a vezetésnek. Mintha a szekcióknak nem kellett volna az ötlettérképekbe energiát fektetniük és azok csak úgy maguktól elkészültek volna, miközben a szekciótagok is a napi feladataik mellett végezték ezt a tevékenységet.

Úgy gondolom az ötletelési szakaszban részt vett 65 fő számára illúzióromboló visszajelzés volt, amikor azt hallottuk az értekezleten, hogy „átütő” ötlet nem születet. Ez a kijelentés már eleve szembemegy az egyik főalapelvvel, hogy nincsenek rossz ötletek és nem minősítjük azokat.

Nem gondolom, hogy használhatatlan javaslatok kerültek ki a szekciókból, sőt a sok kicsiből lehet igazán átütő változást előidézni.

Véleményem szerint nagyon hiányzik az elmaradt személyes kommunikáció a szekciók és projektvezetés között. Ha lehetőséget kaptak volna arra a szekciók, hogy személyesen prezentálják az ötlettérképeiket, akkor valószínűleg olyan mögöttes tartalmakra is fényderült volna, melyekből kiderült volna, hogy miből is indult ki egy-egy ötlet és más megvilágításba kerülnek az egyes javaslatok…

Összességében még annyit szeretnék jelezni, hogy pont ugyanazok a hibák miatt veszíti el a lényegét az egész megújulás projekt, amik miatt az egész létre jött… Rossz és egyoldalú kommunikáció: elvesznek az információk, elmaradt visszajelzések, nincs koncepció, mindig minden változik…..sokan személyes sérelemnek és kritikának veszik a felmerülő javaslatokat...”

***

„Véleményem szerint máson van a hangsúly, mint amire a projekttagok fókuszáltak. Az év végi beszédből azt hallottam ki, hogy a legfontosabb az üzletszerzés, és ebben (és más területen sem) azért átütő ötlet nem született. Kicsit hiábavalónak érzem a további munkát így. Talán, ha tudjuk, hogy a legfontosabb feladat ez, akkor nagyobb energiát tehettünk volna bele a kezdetekkor. De így sok ember sok munkája aprózódott el olyan témákra, amik ugyan így-úgy változtatásra szorulhatnak ugyan, de azért ettől megy minden, működik a cég, igazán nem számít. De lehet, hogy csak rosszul értettem valamit...”

A Megújulás projekt - az eddigi fázisaiban - Rólatok szólt és szól jelenleg is. Arról, hogy a Bennetek lévő ötletek felszínre jussanak, és teret és esélyt kapjanak a megvalósításra. Mindenki, akinek jó ötlete volt és meggyőzően tudta kommunikálni az ötlettérképek segítségével lehetőséget és támogatást kapott arra, hogy az ötletének döntés-előkészítését kidolgozhassa, és pozitív elbírálás esetén meg is valósíthassa. A döntés-előkészítési fázisba került ötletek mellé szakmai segítséget és felsővezetői támogatást is rendeltünk. A Megújulás projektben való részvétel nem kötelező (kivéve a szakmai projekttagoknak és a felsővezetőknek), viszont egy nagyon jó lehetőség azok számára, akik tenni szeretnének a cégért és saját magukért. Vannak, akik éltek/élnek ezzel a lehetőséggel és vannak, akik nem. Ezzel szemben a Megújulás projekt nem arról szól és soha nem is arról szólt, hogy Te majd jól megmondod mindenki másnak, hogy annak hogyan kell megújulnia és mit, hogy kell csinálnia. A megújulást elsősorban mindannyiunknak saját magunkban kell elkezdenünk. Akkor a leghatékonyabb és leghitelesebb, ha megmutatod, hogy Te mit tudsz elérni, nem pedig akkor, ha csalódott leszel az egész projektben, csak azért mert mások nem azt csinálják, amit Te kitaláltál nekik.

Még egyszer a felső vezetés szerepéről a projektben: a felső vezetés nagyon tudatosan háttérbe vonult az ötletelési fázisban, a megadott keretek (brainstorming, ötlettérképek, ötletelési szabályok) mellett teljes egészében a szekciótagokra bízva, hogy milyen ötleteket, milyen meggyőzően tudnak kitalálni, és kommunikálni. Az ötletek szelektálásában természetesen kulcsszerepe volt a felső vezetésnek. A döntés-előkészítésben a felső vezetés csak támogató szerepet játszik, segíti a döntés-előkészítési projektek tagjait abban, hogy a döntés-előkészítési anyag teljes körű legyen. Abban, hogy mely ötletek kerülnek megvalósításra szintén a felső vezetés mondja ki a végső szót. A felső vezetés minden esetben ott kapcsolódott be a munkába, ahol döntések voltak szükségesek annak érdekében, hogy a cégcsoport stratégiájába, hosszú távú elképzelésébe beleillő ötletek kerüljenek megvalósulásra. Tehát a fő feladata, hogy összehangolja az ötleteket a cégcsoport rövid- és hosszú távú érdekeivel és lehetőségeivel. Ez egy nagyon komoly és felelősségteljes munka, hiszen 2.000 ötletből kell kiválasztani azokat, amelyeket végül megvalósítunk. Ennek megfelelően a felső vezetés munkatervében is kiemelt jelentőséget kapott ez a projekt: az ötletelési fázisban két hónapon keresztül heti kétszer ült össze, jelenleg a döntés-előkészítési fázisban pedig minden vezetői találkozó első napirendi pontja az elkészült döntés-előkészítési anyagok átbeszélése.

Az ötlettérképek átbeszélése során  összesen 123 , ismétlem Egyszázhuszonhárom ötlet került kiválasztásra. Ez egy nagyon nagy szám és sok energia ezeknek az ötleteknek a kidolgozása. Nagyon fontos, hogy most az energiáinkat és az erőinket ennek a 123 ötletnek a végiggondolására, kidolgozására és - pozitív döntés esetén - megvalósítására fordítsuk, és ne engedjük, hogy elvonja ettől a nagy feladattól a figyelmünket az, hogy egy százhuszonnegyedik ötlet miért nem lett kiválasztva döntés-előkészítésre. Ha ezt a 123 ötletet feldolgoztuk, lesz lehetőségünk arra, hogy esetleg további ötleteket is kiválasszunk, és mélységében kimunkáljunk. De jelenleg a fő prioritás a 123 ötlet kidolgozása.

A kommunikációról: egyedülálló módon a cég életében életre hívtunk egy honlapot, amelynek egy nagyon fontos feladata volt, hogy segítse és gyorsítsa a kommunikációt a projektben résztvevők között. A honlap interaktív fórumán keresztül bármikor bármilyen témában jelzéssel élhettél, és élhetsz ma is, amelyre igyekeztünk/igyekszünk a lehető leggyorsabban reagálni. A blogbejegyzésekhez kapcsolódó fórumon és az ffm-megujul@future-fm.hu címen továbbra is folyamatosan lehetőségetek van kérdezni, észrevételeket tenni. A honlapon minden információ a kezdetekig visszamenőlegesen is rendelkezésre áll. A honlapon, a blog rovatban időről-időre igyekszünk felhívni a figyelmeteket a tapasztalatainkra, hogy mikre figyeljetek, milyen érzések voltak bennünk a projekt kapcsán. Az ötletelési szakaszban a szekcióvezetők heti találkozóján minden kérdésre, kérésre érdemi válaszokat igyekeztünk adni és lehetőséget a visszajelzéseitek, véleményetek kifejtésére. Mindemellett telefonon,  e-mailben , személyesen is bármikor kereshetitek a projekt tagjait: Wohl Andit, Takács Katit és engem. A kommunikációhoz két fél kell. Ha kommunikálni szeretnél velünk bármilyen kérdésben, azt hiszem, a fenti lehetőségek közül megtalálhattad, és jelenleg is megtalálhatod a személyedhez leginkább közel álló formát.

Mind az egyik fenti levél alapján, mind pedig a személyes megbeszélések során tapasztalhattam, hogy komoly sérelemként éltétek meg, hogy az ötlettérképekre nem kaptatok személyes visszajelzést. Valóban, előzetesen úgy terveztük, és azt is kommunikáltuk, hogy minden szekciónak személyesen adunk visszajelzést minden egyes ötlettérképével kapcsolatosan. Azonban október hónap folyamán be kellett látnunk, hogy az adott körülmények (reptér beindítás, év végi megnövekedett feladatok, szabadságolások, a cég mindennapi működtetése) között egyszerűen fizikailag nincs lehetőségünk ezt megvalósítani, egyszóval túlvállaltuk magunkat. Ezt felismerve a változásról korrekten és őszintén tájékoztattunk Titeket. Másrészt az ötlettérkép módszert azért választottuk, mert kiváló eszköz bonyolultabb ötletek jól átlátható és könnyen megérthető megfogalmazására, valamint lehetőséget biztosít annyi ötlettérkép elkészítésére, amennyi csak szükséges és olyan mélységű bontásra, amilyen csak szükséges. Mivel ez az eszköz állt rendelkezésetekre, az ebben rejlő lehetőségeket megragadva kellett meggyőzően kommunikálnotok az ötleteiteket. Sokan jól éltek ezzel a lehetőséggel.

Én magam nagyon büszke vagyok arra, hogy tudtuk tartani az általunk előre megszabott határidőket. Nyilván messze nem ez a legfontosabb eredménye a projektnek, de nagyon fontosnak tartom, mert azt bizonyítja, hogy képesek vagyunk a koncentrált munkavégzésre, és akár a határidő miatti nyomás kezelésére is. Korábban több projekt esetében is tapasztalhattuk, hogy a határidők figyelmen kívül hagyásával egyszerűen szétfolyt a projekt, és egy soha véget nem érő sztorivá vált. Ez is tekinthető a megújulás részének, hogy ha előre megállapodunk egy határidőben, akkor azt komolyan vesszük és betartjuk. A hozzászólásban található határidőtartásra vonatkozó megállapítás (ötlettérképek értékelése során nem volt fontos a határidő betartása) szimpla tárgyi tévedés. Ebben az esetben is tartottuk a határidőket, pont ennek érdekében kezdte a felső vezetés már az első ötlettérképek beérkezésével egy időben végigbeszélni ötlettérképeket.

Egy másik tárgyi tévedést is szeretnék tisztázni: az  elv, hogy az ötleteket nem minősítjük, kizárólag a szekciókban végzett ötletelési időszakra vonatkozott, és a célja az volt, hogy senkinek se vegyük el a kedvét/bátorságát attól, hogy elmondja az ötletét. Ezt követően viszont nyilván értékelni és szelektálni kell az ötleteket, hiszen ha az értékelő szelektálást kihagynánk, akkor most kb. 2.000 ötletet kellene megvalósítanunk, ami nyilvánvalóan értelmetlen.

Sokszor hangsúlyoztuk az ötletelési szakaszban, hogy csak konkrét ötleteket tudunk tovább vinni, amik nem csak szép elveket, elképzeléseket, vagy vágyálmokat fogalmaznak meg, hanem arra a kérdésre is választ adnak, hogy hogyan tudjuk mindezt elérni. Sok ötlet azért került kiszelektálásra, mert bár az elvvel, amit megfogalmazott egyetértettünk, de arra vonatkozóan, hogy hogyan tudjuk azt megvalósítani nem tartalmazott konkrétumot.

A Megújul projekt kihirdetésekor 5 témakört határoztunk meg, amely köré szerveződve kezdtük el az ötletelési fázist: ügyfélszerzés, ügyfélmegtartás, elkötelezettség és Future értékek, szakmaiság és profizmus, működési hatékonyság növelése és munkakörülmények fejlesztése. Azért határoztuk meg ezt az 5 témakört, mert ezeket egyaránt fontosnak éreztük a céljaink elérésében. Az üzletszerzés nyilvánvalóan minden cég számára alapvető fontosságú feladat, de csak üzletszerzéstől még egyik cég sem lett sikeres. Ugyanígy az ötletelés során is nagyon fontos szerepe van az üzletszerzéssel kapcsolatos ötleteknek, de ez nem azt jelenti, hogy más ötleteknek nincs, vagy kisebb fontossága lenne. A 123 kiválasztott ötlet között nagy számban találhatók olyanok, amelyeknek semmi közük az üzletszerzéshez.

Két dologban teljes mértékben egyetértek az egyik levél írójával. Sok kis apró ötlet megvalósításával lehet átütő változásokat elérni. Ezért is fontos, hogy a kiválasztott ötleteket a legjobb tudásunk szerint vigyük el döntés-előkészítésig, hogy a sok ötlet megvalósításával egy minőségi ugrást érjünk el.

A „kezdeti lendület visszaesett” megállapításban szintén egy véleményen vagyunk a levél írójával. Nyilván ennek van egy természetes oka, hogy ha valamibe nagy lendülettel vágunk bele, akkor az óhatatlan, hogy mérséklődni fog, ugyanakkor túlestünk egy karácsonyi időszakon, egy tervezésen és egy reptéri felálláson, ami mind a projekt belassulását eredményezte. Viszont most van lehetőségünk arra, hogy közösen felgyorsítsuk a folyamatokat. Ennek érdekében az alábbi programokat indítjuk  el:

• Workshop: Egy találkozót szervezünk, amelynek keretében végigbeszéljük a projekt eddigi időszakának eredményeit és tanulságait, valamint a jövővel kapcsolatos elképzeléseket. Az időpontra, a helyszínre és a pontos tematikára vonatkozóan rövidesen külön tájékoztatást fogtok kapni.

• Felső vezetői döntés-előkészítés: Eleddig teljes mértékben előtérbe helyeztük azokat az ötleteket, amelyek a különböző szekciókból érkeztek, mert azt szerettük volna, hogy minél több olyan eredménye legyen a projektnek, ami teljes egészében a Ti érdemetek. Mostantól azon ötletek vonatkozásában is hozzálátunk döntés-előkészítéshez, amelyek a felső vezetés hatáskörébe lettek utalva. Arra vonatkozóan, hogy melyek ezek, szintén kaptok külön tájékoztatást.

• Személyes visszajelzés: Az ötlettérképekre vonatkozó személyes visszajelzés hiányát sok esetben megkapta kritikaként a projekt vezetése. A mostani időszak leterheltsége valamivel alkalmasabb ezeknek a visszajelzéseknek a megvalósítására. Így amelyik szekcióban komolyan van igény arra, hogy személyesen elmondjuk a kiválasztás okait, ott erre megszervezünk egy találkozót. A komoly érdeklődés alatt azt értjük, hogy a hattagú szekciókból minimum négy, a hét- vagy nyolctagúakból minimum öt fő jelzi részvételi szándékát és részt is vesz a megbeszélésen. Részvételi szándékotokat az ffm-megujul@future-fm.hu e-mail-címen jelezhetitek és értesíteni fogunk Benneteket, hogy mikor tartjuk meg a fenti megbeszélést.

• Döntés-előkészítés végső határideje: Szeretnénk, ha a döntés-előkészítési tevékenység is felgyorsulna, ezért kérjük a döntés-előkészítési projektekben résztvevőket, hogy döntés-előkészítési anyagaikat legkésőbb 2015. március 31-ig juttassák el az ffm-megujul@future-fm.hu címre. Amelyik ötletre vonatkozó döntés-előkészítési anyag nem érkezik be erre a határidőre, azzal kapcsolatosan tudomásul vesszük, hogy az adott projekt csapat nem tartja érdemesnek a megvalósításra, így töröljük a döntés-előkészítési projektek listájáról.

Összegezve nagyon fontosnak tartom, hogy lásd, a Megújul projekt csak Veled együtt, a Te hozzáadott értékeiddel, munkáddal, ötleteiddel működhet. Továbbra is igyekszünk a megfelelő kereteket, segítséget és koordinálást biztosítani hozzá, de ez Nélküled kevés, mert ez a projekt Rád, Rátok alapoz. Ebben a látásmódban abszolút egyedi, hiszen általában a projektjeink úgy szoktak működni, hogy a felső vezetés kitűz egy célt, megoldandó feladatot, és azt végrehajtatja a szervezettel. Ez a projekt egy lehetőség Számodra, hogy olyan ötletek is megvalósuljanak, amik egyébként nem kaptak volna teret. Bízom benne, hogy a fenti programokkal sikerül azoknak segítséget adni, akik tényleg tenni akarnak a projekt sikeréért.

Szabó Attila

Olvass tovább a témában: második kérdőív kiértékelése - workshop -  személyes visszajelzés a szekciók részére